ارزشهای من و سیستم مدیریت اسناد

طبق عادت همیشگی با شروع سال جدید ، اهدافی برای سال جدید تعریف می کردم و انها را در دفترچه ای می نوشتم . تصمیم گرفتم امسال هم این سنت همیشگی را به جا بیاورم اما این سری میخواستم این رسم را کاملا مطابق اموخته های جدید در مورد هدف گذاری انجام دهم. برای شروع کار اول باید می فهمیدم با خودم چند چند هستم خواستم از نو لیست ارزشهام را بنویسیم

شروع به مذاکره با خودم کردم؟ از خود پرسیدم قرار است که چه کسی باشم؟ می خواهم چه جور انسانی باشم ؟ امسال می خواهم به چه کسی تبدیل شوم؟ چه هویت شخصیتی می خواهم داشته باشم؟ سوالات همین طوری پشت سرهم به ذهنم هجوم می بردند و اما هیچ پاسخ واضح و مشخصی برای انها نداشتم و دقیق نمی دانستم چه کسی می خواهم باشم و یا چه چیزی می خواهم بدست بیاورم.
دچار سردرگمی شده بودم و احساس می کردم تفاوت بین  معنای واقعی ارزشها و اهدافم را نمی دانم ؟ نیاز داشتم یک نیم نگاهی به لیست ارزشها واهدافی که درسال های قبل نوشته بودم ،داشته باشم.

دنبال دفترچه ی اهدافم می گشتم و یادم نمیامد که اهداف سال گذشته را در چه دفترچه ای توشته بودم و با کلی جستجو و تلاش به جای یک دفترچه، چندین دفترچه اهداف پیدا کردم .تازه کلی هم برگه و کاغذهای پراکنده پیدا کردم که ردی از اهدافم هم،در انها بود و اما خبری از لیست ارزشهام نبود .یادم افناد که از چندین نرم افزار یادداشت برداری هم استفاده می کنم ممکن است لیست ارزشهایم در انجا ثبت کرده باشم اما بازم خبری از لیست ارزشها نبود. اما اهدافم انجا هم رخنه کرده بودند . انگار هیچ وقت در هیچ جا مکتوب نکرده بودم که دوست دارم چه کسی باشم چقدر جای خودشناسیم در یادداشتهایم خالی بود . چه فضای دوست نداشتی و نامطلوبی حاکم شده بود احساس یآس داشتم چرا همه چیز اینقدر نامرتب و بهم ریخته و بدون هیچ سازماندهی یادداشتهایم را نوشته بودم . کاش می شد تمام این دفترچه ها و کاغذها را پاره کرد و آن یادداشتهای دیجیتالی را هم دیلیت کرد و هم من از دست انها راحت می شدم و هم آنها از شر من خلاص می شدند .یهو جرقه ای در ذهنم زده شده یاد فرایند مدیریت اطلاعات مدون افتادم با توجه به فعالیت تخصصیم در سیستم سازی کسب و کار همیشه مدون کردن اطلاعات و مدیریت اسناد سازمانی برایم حائز اهمیت است و در پروژه های سیستم سازی کسب وکارهای کوچک و متوسط در ابتدا با ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد متناسب با آن کسب‌وکار ، تمامی اطلاعات مدون را شناسایی می‌نمایم و بعد از مستند کردن فرایندها به همراه تمامی تغییرات و سوابق از آنها در سیستم مدیریت اسناد نگهداری می‌کنم.

همین طور که در افکار خودم غرق بودم به خودم نهیب زدم چرا این سیستم مدیریت اسناد را برای خودم طراحی نکنم و تا بتوانم تمامی اسناد و مدارک شخصی ، یاداشتها، خلاصه ها، اطلاعات و دانش و هر انچه که می توان به ان اطلاعات مدون فردی اطلاق کرد را براحتی مدیریت کنم.
باید یک سیستمی طراحی می کردم که یا آن بتوانم تمامی اطلاعات مدون فردی زندگی ام را بشناسم و بعد انها را ثبت کرد و گام بعد ی تغییرات انها را هم تحت کنترل می گرفتم .. پیجیده شد؟ ساده ترمی گویم باید سیستمی جهت تحت کنترل گرفتن تمامی یادداشتها ، خلاصه ها و دانش و تجارب کسب شده ام را درجایی ثبت و نگهداری کنم و در مواقع لازم براحتی بتوانم به انها رجوع کنم و مثل الان که نباز داشتم لیست اهداف و ارزشهای گذشته ام را ببینم اما به سختی چندتا یاداشت نا مرتب و بهم ریخته فقط از لیست اهدافم یافتم.
تصمیم گرفتم که سیستمی با رسالت نگهداری و کنترل اطلاعات و دانش شخصی بسازم و با این اقدام اولین قدم به سوی زندگی مغز پسند را برداشتم.

ادامه دارد ….