مدیر ذره بینی و راهکارهای مقابله با آن

آیا نشانه های سندرم مدیریت ذره بینی را میشناسید؟

آیا  زمان زیادی را صرف می‌کنید تا به کارکنان آموزش دهید دقیقاً چه کاری و چگونه باید انجام شود؟

آیا زمانی زیادی را صرف بازبینی پروژه‌ها و کارهای انجام شده می‌کنید؟

آیا از اینکه فردی بدون مشورت با شما تصمیمی بگیرد یا کاری انجام دهد عصبانی می‌شوید؟

آیا به جای تاکید بر سیاست‌ها و خط مشی‌ها، زمان زیادی را صرف جزئیات و مسائل کوچک می‌کنید؟

آیا ترجیح می‌دهید به جای تفویض اختیار، خودتان مستقیماً کارکنان را هدایت کنید؟

اگر پاسخ شما به یکی از سوالات بالا مثبت باشد شما هم به سندروم مدیریت ذره بینی یا دچار هستید .

سندرم مدیریت ذره بینی

مدیریت ذره بینی یا خردبینی در مدیریت که ترجمه کلمه ی Micromanagement  می باشد.  یک سبک مدیریتی است که شامل بررسی مکرر و دقیق کار و عملکرد است. این عمل نظارت بیش از حد یا کنترل تمام جزئیات کار یک فرد است. زمانی که یک فرد تمام جزئیات یک کار را تا حدی کنترل می کند که مانع از انجام آن شود، به آن مدیریت خرد می گویند. معمولاً شامل تعیین ضرب‌الاجل‌های خاص، بررسی دقیق کار، و دیکته کردن جزئیات دقیق نحوه انجام وظایف است.

و در فرهنگ لغت مریام وبسر “to manage especially with excessive control or attention to details” به معانی مدیریت ویژه ای با کنترل بیش از حد یا توجه به جزئیات تعریف شده است . 

تبعات مدیریت ذره بینی

یک مدیر ذره بینی  معمولاً در تمام جنبه های کار زیردستان خود به میزان زیادی مشارکت دارد. این می تواند راهی موثر برای ایجاد انگیزه و جمع آوری یک تیم فردی برای مدت کوتاهی باشد. اما در صورت استفاده طولانی مدت نیز می تواند عواقب فاجعه باری داشته باشد. اثرات نامطلوب خردبینی در مدیریت بسیار زیاد است. می تواند تأثیر مخربی بر روحیه کارکنان و کیفیت کار آنها داشته باشد. بزرگترین قربانی مدیریت ذره بینی ، سطوح مالکیت کارکنان( the levels of ownership of employees) است. این اثرات از نظر تعداد بسیار زیاد هستند که نمی‌توان آنها را نادیده گرفت. به همین دلیل است که مدیران باید به هر قیمتی از مدیریت ذره بینی زیر مجموعه خود اجتناب کنند.

راهکارهای مقابله با مدیریت ذره بینی  توسط مدیران ذره بینی

ابتدا باید این سبک را بپذیریم که وجود دارد و ما به آن گرفتار شده ایم اما راهکارهای جهت حل مسائل آن وجود دارد:

آیا استانداردها را بصورت شفاف بیان کرده اید؟

پیشنهاد می گردد استانداردها و خطوط و مرزها و هر انچه که خواسته و نیاز شما است و یا هر انچه که لازم است کارمندان بدانند بصورت لیستی تهیه شود و در اختیار کارمندان قرار دهید

جنگ اول به از صلح اخر

بهتر تمامی موارد مربوط زمان انجام کار نحوه و نوع گزارشات ارسالی و اطلاع رسانی وضعیت فعالیتهای را از همان ابتدا مشخص کنید و به جای دخالت در جزئیات و تمرکز روی انجام تک تک فعالیت ها و جزئیات بهتر است روی خروجی کار تمرکز شود و انچه که غایت کار هست را طلب کنید و به جای درگیر شدن و اموزش دادن نحوه ی انجام فعالیتها مطابق خواسته و میلتان بهتر است با نحوه ی برخورد با چالشها را به انها اموزش دهید .

ممکن است تفویض اختیار به درستی انجام نشده باشد!

مدیر ذره بینی متقعد هست که کارمندان از مهارت و شایستگی کافی برخوردار نیستند و برای همین هیچ کاری را به انها تفویض نمی کند و یا فکر می کند  تا خود شخصا وارد عمل نشود کارها به درستی انجام نمی شود و خود را بهترین  تصمیم گیرنده میداند  و اجازه نمی دهد که تصمیم گیری کارها به کارمندان تفویض شود و  به این افراد اصطلاحا ” همه فن حریف “هستند

در نقطه مقابل، در برخی مواقع مدیر از جزئیات فاصله می گیرد اما کارمندان  به بهانه دریافت تایید و نظر مدیر ، او را درگیر ریز فعالیتها و جزئیات میکنند و در هر حال برچسب مدیر ذره بینی را دریافت میکند

نحوه تفویض اختیار صحیح  و موثر را اموزش ببیند. تفویض اختیار ابزار عجیب قدرتمندی است که شمار را قادر می‌سازد تا مسئولیت، وظایف و اختیارات خود را تفویض کنید  و در عین حال بر عملکرد کارکنان خود نظارت مؤثری داشته باشید. باعث می شود  کارکنان مسئولیت های بیشتری را بر عهده بگیرند و بهره وری و بهبود کلی محیط افزایش می یاید . با تفویض کارآمد و موثر، می‌توانید زمان خود را برای تمرکز بر تلاش‌های استراتژیک‌تر آزاد کنید و در عین حال اطمینان حاصل کنید که کارکنانتان به اهداف تعیین‌شده دست می‌یابند.

می توانید لیستی با عنوان کارها و مسولیتهای تفویض شده به افراد مناسب تهیه کنید و در ان ذکر کنید چه کاری را به چه شخصی تفویض شد و خروجی ش آیا رضایت بخش است و او استانداردهای لازم جهت تفویض و واگذاری مجدد را کسب کرده است یا نه؟

ایا کارمندان شما از مهارتهای تصمیم گیری برخوردار هستند ؟

به جای محدود کردند افراد در تصمیم گیری ، توانایی تصمیم گیری را در آنها پرورش دهید و سطوح تصمیم گیری را مشخص کنید و چه تصمیمی در چه سطح و لایه ای گرفته می شود . در غیر اینصورت وظایف و فعالیتها در هم تنیده می شود و تصمیاتی که باید در سطوح پایینی سازمان گرفته می شود بدلیل نپذیرفتن مسولیت تبعات ،آن را  به سطح بالایی ارجاع میدهیند و باعث می شود مدیر در سطح بالایی هر زمان تمایل داشته باشد وارد قلمرو کارمندان پایین دستی شده و ایجاد دردسر می کند.

هرچه کارمندان  شما در تصمیم گیری به تنهایی توانایی بیشتری داشته باشد، نیاز کمتری به مدیریت خرد خواهید داشت. اگر اختیارات را به آنها تفویض کنید و به آنها اجازه دهید به طور مستقل کار کنند، آنها بهتر می توانند راه حل هایی را برای مشکلات خود بیابند . علاوه بر این، باعث ایجاد اعتماد و احترام در بین کارمندان  می شود که به نوبه خود باعث ارتقای همکاری و ارتباطات می شود. برای تقویت موثر توانایی تصمیم گیری در کارمندان خود، ابزارها و آموزش های مناسب را در اختیار آنها قرار دهید. بهترین کار این است که به آنها این آزادی را بدهید که چیزهای جدید را امتحان کنند.

آیا مدیر زمان زیادی را صرف می‌کند تا به کارکنان آموزش دهد دقیقاً چه کاری و چگونه باید انجام شود؟

آیا برنامه ای برای پر کردن شکافهای مهارتی کارمندان خود دارید ؟

شاید مدیر اعتمادی به کارمندان خود ندارد و زمان زیادی را صرف می‌کند تا به کارمندان آموزش دهد دقیقاً چه کاری و چگونه باید انجام شود و  دائما نحوه ی انجام فعالیتها را به آنها دیکته می کند . به جای آن یک راه بهتر ، شکاف مهارتی کارمندان خود را شناسایی کرده و بر توسعه آنها تمرکز کنید. به کارمندان کمک کنید تا مهارت های خود را توسعه دهند تا برای شغل خود مناسب باشند. در صورت نیاز از کارمندان حمایت و آنها  را راهنمایی کنید و اجازه دهید به خود متکی شوند. انجام این کار به شما اعتماد بیشتری نسبت به توانایی های کارمندان خود می دهد و در رها کردن همه چیز راحت تر خواهید بود. این رویکرد به کاهش حجم کاری تان کمک می کند و همچنین کارمندان کارآمدتری دارید .

آیا انتظارات و اهداف و خروجی کار را مشخص کرده اید؟

به جای اینکه زمانی زیادی را صرف بازبینی پروژه‌ها و کارهای انجام شده بکنید. در عوض، آنها باید انتظارات و اهداف را به روشنی تعیین کنید و اجرای دقیق را به کارمندان بسپارید. تعیین انتظارات و اهداف و خروجی کار بصورت واضح و شفاف به کارمندان کمک میکند تا آنچه را لازم است درک کنند تا نتایج بهتری داشته باشند و روحیه آنها را تقویت می کنید و همچنین شما براحتی می توانید پیشرفت گردش کار را پیگیری کنید. علاوه بر این، به شما احساس رضایت می دهد زیرا می دانید که تلاش های آنها به ثمر می رسد. علاوه بر این، به جلوگیری از سوء تفاهم یا درگیری کمک می کند و همه را در مسیر نگه می دارد.